2. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих
документів, його реквізити і правила оформлення
3. Дати загальну характеристику документаційного
забезпечення руху особового складу
4. Складіть проект договору про ви наймання житлового
приміщення
5. Складіть заяву про прийняття на роботу з візами
резолюцією
Список літератури
1.
Контроль виконання документів
Контроль за
виконанням документів є важливим напрямом управлінської діяльності, що
виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень,
завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідно
для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.
Контроль за
виконанням документів включає:
· постановку
документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця,
попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів;
· облік
узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.
Встановлення
контролю за виконанням документів має забезпечувати:
· обов'язковий
точний облік документів, одержаних для виконання робіт;
· систематизацію
нагляду за виконанням документів;
· вжиття заходів,
що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих
невідповідностей;
· підвищення
трудової дисципліни виконавців.
Щоденно за
картотекою та журналом реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких
наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають
безпосередньо керівнику. У випадку подовження терміну виконання, у контрольній
картці проставляється відповідна відмітка.
Контроль може
здійснюватись у формах:
· суцільного
контролю - за виконанням усіх документів;
· спеціального
контролю - за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства,
запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш
важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.
Комп'ютеризація
документаціного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання
оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для
прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп'ютерний облік,
контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційно
системи об'єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп'ютерним
прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну
нформаційну систему з властивими для них системними принципами.
Вони мусять
базуватися на таких принципах, як:
· єдина система
класифікації і кодування;
· автоматизація
збору, реєстрації і передавання інформації;
· уніфікація,
спрощення і типізація документації;
· автоматизація
одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.
На комп'ютерній
основі можуть розв'язуватись і багато інших задач, особливо з контролю
аналізу господарської діяльності (контроль і аналіз виконання виробничих
програм, формування собівартості продукції, прибутку і рентабельност
виробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих і методологічних положень
здійснюється вирішенням комплексу аудиторських задач, до переліку яких
практично входить аудиторський контроль усіх операцій перелічених щойно
облікових задач. Серед задач маркетингової діяльності необхідно виділити
формування і аналіз даних про продукцію конкурентів, визначення номенклатури
обсягів конкурентоспроможної власної продукції, ціновий моніторинг ринку
товарів, прогнозування прибутку і ін.
Важливим в рамках
забезпечення документообороту підприємства є визначення точності, попередження
заздалегідь та поточного попередження. Дані параметри системи документаційного
забезпечення описують якісні критерії функціонування системи та визначають
вимоги до неї.
Для всіх
документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки
виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки
виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним
засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа
на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа.
Документ
вважається виконаним, коли всі поставлені питання розв'язані та автору чи
відповідному органу надіслана відповідь. Лише у цьому випадку документ
знімається з контролю, про що у контрольній картці робиться відповідна
відмітка:
· відправлення
документів охоплює операції з реєстрації документів у журналі обліку вихідних
документів, написання на конверті (тексті) адреси, вкладання документів у
пакети, заклеювання, проставлення вартості відправлення, складання реєстру та
здачу кореспонденції у відділення зв'язку;
· збереження
документів - завершальна стадія діловодства, завданням якої є систематизація,
забезпечення збереження та можливості використовувати їх повторно у процес
управління.
