Исключительное значение для
функционирования и развития современного предприятия имеет наличие и четкое
функционирование информационной системы, в которую входят: информационные
потоки, технические средства их обработки, накопления и хранения, специалисты
по наладке и эксплуатации системы, программные продукты. Информация как
совокупность данных и знаний представляет собой меру организации системы и
является ее достоянием. От уровня организации процессов сбора, накопления,
хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность
системы управления предприятием и деятельность многих его подразделений.
С внедрением в организации
информационной системы появляется возможность реорганизации деятельности служб:
бухгалтерии, конструкторского отдела, диспетчерской службы, технического
отдела, отдела кадров и т.п. Эти подразделения освободятся от выполнения
рутинной работы по оформлению документов, проведению расчетов, заполнению
большого числа текущих документов. Например, бухгалтерия – от ручного ведения
всей документации, заполнения балансов, карточек и т.д. Современные программные
средства предоставляют их пользователям ряд удобств: позволяют свести к
минимуму работу с документацией; объем работ, который вели несколько
специалистов, может выполняться одним – двумя при использовании ЭВМ и
специальных программ, например, "1С бухгалтерия". Сейчас сдавать
отчетность в налоговые органы можно на магнитных носителях, так что данные из
бухгалтерской программы копируются в специальные файлы и сдаются, тем самым
бухгалтера избавляются от периодических мучений с составлением балансов и могут
хранить данные в удобной и легкодоступной форме. Теперь подразделения могут
связываться между собой через локальную сеть предприятия, дающую возможность
передавать документацию нестрогой отчетности, минуя бумажные носители.
Локальная сеть также дает возможность пользования архивными данными в электронном
виде, находящимися на сервере предприятия. Этими преимуществами могут
воспользоваться и другие подразделения организации.
Использование информационных систем
потребует определенных затрат на закупку электронно-вычислительной техники и
программных средств, проведение и эксплуатирование локальной сети предприятия,
но за счет перечисленных преимуществ она позволит резко интенсифицировать
производственные процессы, сократить или перевести на новое место работы
сотрудников, занятых до этого заполнением, переносом и сводом документации и
окупит затраченные на нее суммы.
На предприятии создается банк данных,
который представляет из себя комплекс, включающий специальные структуры
организации информации, алгоритмы, программные и технические средства, которые
в совокупности обеспечивают создание и эксплуатацию системы накопления
информации, поступающей от нескольких источников, ее обновление, корректировку
и многоаспектное использование в интересах объектов управления, а также прямую
связь с пользователем для получения ответов на произвольные, в том числе
незапланированные запросы.
В банке данных (БД) осуществляется
хранение и поиск информации, загрузка и обновление данных, их реорганизация и
восстановление. Основные требования к банкам данных: интеграция баз данных и
целостность каждой из них; независимость, минимальная избыточность хранящихся
данных и способность к расширению. Важным условием эффективного
функционирования БД является обеспечение защиты данных от несанкционированного
доступа или случайного уничтожения хранящихся данных. Также должна
согласовываться база данных, являющаяся хранилищем специально организованных и
логическим связанных информационных элементов. Она будет состоять из самих
данных и их описания. Базы данных создаются в БД организации для решения на ЭВМ
задач управления производством и НИОКР. В некоторых подразделениях формируются
соответствующие базы данных. Среди них:
·
технологические
процессы;
·
пооперационно-трудовые
нормативы;
·
ценники на виды
услуг и их объем;
·
оборудование
(паспортные данные, стоимостные показатели, график планово-предупредительных
ремонтов);
·
персонал
(рабочие, служащие, конструкторы, исследователи, младший обслуживающий
персонал);
·
справочники
(классификаторы) по операциям, деталям, оборудованию, профессиям;
·
учетная
информация о ходе производства, получаемая с документов: извещения о браке,
путевые листы, накладные на топливо и горючесмазочные материалы (ГСМ),
таксировочные карты на бензин и ГСМ, сводные карты и т.д.;
·
нормативная
информация для экономических расчетов (стоимость основных материалов,
расходуемых материалов, трудоемкость видов деятельности, основная и
дополнительная зарплата, цеховые расходы) и т.д.
