Веками человечество накапливало знания, навыки работы,
сведения об окружающем нас мире, другими словами - собирало информацию. Вначале
информация передавалась из поколения в поколение в виде преданий и устных
рассказов. Возникновение и развитие книжного дела позволило передавать и
хранить информацию в более надежном письменном виде. Открытия в области
электричества привели к появлению телеграфа, телефона, радио, телевидения - средств,
позволяющих оперативно передавать и накапливать информацию. Развитие прогресса
обусловило резкий рост информации, в связи с чем вопрос о ее сохранении и
переработке становился год от года острее. С появлением вычислительной техники
значительно упростились способы хранения, а главное, обработки информации. Развитие
вычислительной техники на базе микропроцессоров приводит к совершенствованию
компьютеров и программного обеспечения. Появляются программы, способные
обработать большие потоки информации.
Программный комплекс MS Office является
самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД (Система
управления базами данных) Access, входящая в комплект
профессиональной версии комплекса стала де-факто стандартной базой данных,
используемой в современной юриспруденции.
СУБД крайне полезна для организации документооборота, так
как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов. Улучшение
вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет
привлекать клиентов.
База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для
ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам
относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа
создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в
нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее
гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме
этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного
типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access
содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих
случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется
возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.
Поле - простейший объект базы данных, предназначенный для
хранения значений одного параметра реального объекта или процесса.
Запись - совокупность логически связанных полей, характеризующих
типичные свойства реального объекта.
Значения записи отражают свойства конкретного объекта.
Рассмотрим структуру созданной нами таблицы. Объектом в ней,
как мы уже отмечали ранее, является песня, а конкретным объектом - конкретная
песня, например "Тучи". Шапка в таблице - информационная модель объекта.
Запись - конкретные значения параметров (Иванушки International,
Pop, 1996, Россия).
Рассмотрев свойства объекта, можно продумать, какие действия
можно совершать над этим объектом. Создав информационную модель в виде таблицы,
мы убеждаемся, насколько легче стало работать с такой формой записи информации.
Здесь опорная информация уже выделена по параметрам, вследствие чего отпадает
необходимость отвлекаться на второстепенные свойства объекта. Значительно
облегчились поиск и отбор информации. Появилась возможность делать выборку по
различным признакам.
Таким образом, мы перешли к структурированной форме записи
данных в табличной форме. Что же такое структурирование?
Структурирование данных - процесс группировки данных по
определенным параметрам.
В нашем примере мы представили данные в виде таблицы, в
которой записью является набор сведений об одной песне, а каждое поле содержит
значения соответствующего параметра песни. Иными словами, мы с вами
сформировали базу данных, в которой каждый объект расположен в особом порядке. Чтобы
отличить одну базу данных от другой, каждая из них должна иметь свое имя (в
нашем примере - "Любимые песни"). Таким образом, мы можем дать
определение базы данных.
База данных - поименованная совокупность структурированных
данных предметной области.
Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программных
средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.
База данных может быть основана на одной модели или на
совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как
объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как
над объектом, можно производить какие-то действия.
Существуют три основных типа моделей данных - реляционная,
иерархическая и сетевая
Термин "реляционный" (от латинского relatio - отношение) указывает прежде всего на то, что такая
модель хранения данных построена на взаимоотношении со
