Инвентаризация - это проверки и документальное подтверждение
фактического наличия средств (активов) или источников их образования (пассивов)
в натуре, выявление отклонений от данных текущего бухгалтерского учета и
принятие решений по внесению соответствующих изменений.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя
предприятия назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке
входит работник бухгалтерии. В приказе оговариваются также объекты и сроки
проверки. При необходимости комиссии придаются соответствующие технические
средства (весоизмерительные и счетные приборы, подъемное оборудование) и
персонал (грузчики, водители, операторы и т.д.).
Различают инвентаризации полные, когда проверяются все виды
средств и источников, и частичные (выборочные), когда проверкой охватываются
только их отдельные виды. По частоте или периодичности проведения различают
ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации. Так,
например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов,
наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при
передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного
метода контроля за использованием материалов при работе с особо дорогостоящими
или опасными продуктами.
Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация
наличных денежных средств и других ценностей в кассе. Внутри года проводится
также целый ряд обязательных инвентаризаций: при смене материально ответственного
лица или руководителя предприятия, при установлении фактов хищений, после пожара
и других стихийных бедствий, при реорганизации или ликвидации предприятия, по
решению суда, правоохранительных или контрольных органов.
Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризации является
годовая, которая проводится перед составлением годового бухгалтерского отчета. При
этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей (основных
средств, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, денежных
средств и др.), но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм, созданных
резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.
Инвентаризации, в основном, проводятся с целью уточнения
данных бухгалтерского учета. Причина расхождения реального положения дел с
данными текущего учета кроется в том, что при наблюдении, измерении, при арифметических
подсчетах и записях в документах и регистрах могут быть допущены
непреднамеренные ошибки. В реальной жизни существует и ряд естественных
процессов и событий, которые изменяют количество, объемы, качество или
стоимость средств - усушка, распыление, испарение, химическая реакция и другие
изменения свойств объектов.
Такие изменения невозможно учесть, как обычные операции по
движению средств и они могут быть установлены только после истечения
определенного времени путем проведения инвентаризации. Более того, могут быть и
преднамеренные искажения учетных данных или хищения, порча, утрата ценностей,
которые также не получают документального отражения как хозяйственные операции.
Именно такие случаи расхождений данных текущего учета и реальной
действительности позволяет выявить особый прием наблюдения - инвентаризация.
Перед началом инвентаризации комиссия должна получить от
материально ответственных лиц подписку в том, что все документы ими сданы в
бухгалтерию, а материальные ценности оприходованы. Затем в присутствии
материально ответственных лиц и членов комиссии проверяется поштучно наличие
всех видов средств, а их наименование и количество записывается в инвентарные
описи. Правильность данных инвентарных описей подтверждается подписями всех
членов комиссии, а материально ответственное лицо расписывается в приемке этих
ценностей на ответственное хранение.
Бухгалтерия предприятия, по данным текущего документально
обоснованного учета, выводит остатки по всем проверяемым видам средств и
сравнивает их с остатками по инвентарным описям. Данные, по которым выявлены
расхождения, переносятся в сличительную ведомость, как в количественном, так и
в суммовом выражении.
Результаты инвентаризации - излишки или недостача средств в
каждом конкретном случае - тщательно исследуются членами комиссии,
устанавливаются причины и виновники их возникновения, вырабатываются возможные
меры по устранению.
В соответствии с Законом "О бухгалтерском учете и
отчетности" излишки выявленного при инвентаризации имущества зачисляют на
увеличение прибыли отчетного года. Стоимость недостач, порчи или иной утраты
имущества в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства
или обращения. Недостачи сверх норм возмещаются за счет страховых фондов или
организаций, а если известен виновник, то за их счет. Невозмещенные недостачи
списываются за счет прибыли или резервных фондов, а в бюджетных организациях - за
счет источников финансирования.
Уточнение или списание сумм дебиторской или кредиторской
задолженности, в том числе и после истечения сроков исковой давности,
производятся за счет финансовых результатов отчетного года или за счет ранее
созданного резерва по сомнительным долгам (прибыли предшествующих лет).
В бухгалтерском учете выявленные излишки имущества отражают
по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида
имущества, и кредиту счета 80 "Прибыли и убытки". Недостачи различных
видов средств, выявленные при проведении инвентаризации, предварительно, до
установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет специального
счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При этом
составляются проводки:
К-т сч. 10 "Материалы"
К-т сч. 50 "Касса"
К-т сч. 47 "Реализация и прочее выбытие основных
средств"
Необходимость инвентаризации вызвана следующими
обстоятельствами:
фиксирование хозяйственных явлений, не поддающихся
повседневному наблюдению в текущем учете. К ним относятся изменения массы или
количества материальных ценностей в связи с изменением условий их хранения (усушка,
распыл и т.д.);
устранение расхождений между данными учета и фактическим
наличием средств в организации, которые возникают в процессе текущего учета. Они
могут быть вызваны ошибками в учете (описки, неправильное отражение на счетах),
неточностями при приеме и отпуске средств (просчеты, промеры);
контроль за материально ответственными лицами. С его помощью
выявляются расхождения между фактическим наличием товарно-материальных
ценностей и данными учета, которые возникают в результате обмеров или обвесов
при приемке или передаче ценностей, обсчетов при выдаче денег, хищений.
В зависимости от полноты охвата средств
инвентаризации подразделяются на полные и частичные.
При полной инвентаризации проверке подвергаются все
без исключения средства хозяйства и подразделения, где имеются материальные
ценности или денежные' средства. Частичная инвентаризация охватывает
лишь какую-либо одну часть хозяйственных ресурсов организации, т.е. проверке
подлежат материальные или денежные средства, находящиеся в одном из
подразделений либо числящиеся за одним материально ответственным лицом.
По периодичности инвентаризации подразделяются на
плановые и внеплановые.
Плановая инвентаризация проводится в установленные
сроки. Организация обязана проводить плановые инвентаризации своих ресурсов в
следующие сроки:
основных средств, капитальных ремонтов, расходов будущих
периодов и всех ТМЦ - не менее одного раза в год перед составлением
годовых отчетов;
расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее одного
раза в год;
расчетов с банками и финансовыми органами - не менее
одного раза вквартал;
расчетов организации с его хозяйствами, выделенными на
самостоятельный баланс, - не менее одного раза в квартал;
денежных средств и денежных документов, - не менее одного
раза в месяц.
Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся в
целях контроля за сохранностью ценностей у материально ответственных лиц либо
при замене материально ответственных лиц по распоряжению администрации или по
требованию ревизора.
Во всех случаях инвентаризация проводится комиссией во главе
с председателем. В комиссию, как правило, входят:
представители администрации;
работник бухгалтерии;
материально ответственное лицо;
представитель собственника.
По итогам инвентаризации составляется инвентаризационная
ведомость, куда вписываются фактические остатки материальных ценностей или
денежных средств. Ведомость подписывают члены комиссии. Затем ее передают в
бухгалтерию, где на ее основе составляется сличительная ведомость, куда
кроме данных из инвентаризационной ведомости заносятся данные учетных регистров
в бухгалтерии.
После сопоставления данных по каждой позиции выявляются
расхождения между учетными данными и фактическим наличием (по данным комиссии).
Если обнаружены излишки, они приходуются в организации. При недостаче
принимается решение по их списанию.
Примерная форма сличительной
ведомости приведена в таблице:
Сличительная ведомость
Наиме-
нование
Ед. изм.
Цена
По данным бухгалтерии
По данным инвентаризации
Выявленные отклонения
Недостачи
Излишки
к-во
сумма
к-во
сумма
к-во
сумма
к-во
сумма
Результаты инвентаризации - излишки или недостача средств в
каждом конкретном случае - тщательно исследуются членами комиссии. Устанавливаются
причины и виновники их возникновения. Вырабатываются возможные меры по
устранению этих причин.
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 октября
1994 г. № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности"[1],
с изм. и доп. от 17 мая 2004 г. № 278-3, излишки выявленного при проведении
инвентаризации имущества зачисляются на увеличение прибыли отчетного года. Стоимость
недостач, порчи или иной утраты имущества в пределах норм естественной убыли
относится на издержки производства или обращения. Недостачи сверх норм
возмещаются за счет страховых фондов или организаций, а если известен виновник,
то за его счет. Невозмещенные недостачи списываются за счет прибыли или
резервных фондов, а в бюджетных организациях - за счет источников
финансирования.
В бухгалтерском учете выявленные излишки имущества отражают
по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида
имущества, и кредиту счета 92 "Внереализационные доходы и
расходы". Недостачи различных видов средств, выявленные при проведении
инвентаризации, предварительно, до установления причин и виновников их
возникновения, относят в дебет специального счета 94 "Недостачи
и потери от порчи ценностей".
Суммы недостач, отраженные по дебету счета 94
"Недостачи и потери от порчи ценностей", увеличиваются на сумму НДС,
рассчитанного от стоимости недостающих ценностей. Начисление НДС в бюджет
отражается проводкой по дебету счета 94 "Недостачи и потери от
порчи ценностей" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам
и сборам".
Статьей 12 Закона от 25.06.2001г. N 42-3 "О
бухгалтерском учете и отчетности" предусмотрено, что для обеспечения
достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации
обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой
проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок доведения инвентаризаций (их количество в отчетном
году, сроки проведения, перечень проверяемых объектов и т.д.) определяет
руководитель предприятия. Вместе с тем инвентаризация обязательна:
при передаче имущества государственного унитарного
предприятия в аренду, его купле-продаже;
при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене руководителя организации и (или) материально
ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
в случае возникновения непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных
и не предотвратимых при данных условиях обстоятельств;
в иных случаях, предусмотренных законодательством республики.
При проведении инвентаризации организациям необходимо
руководствоваться Методическими указаниями Минфина от 5.12.1995г. № 54.,-
С этой целью в организации должна создаваться постоянно
действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для
одновременного проведения инвентаризации необходимо формировать рабочие
инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии у субъекта
хозяйствования ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается
возлагать на нее.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих
инвентаризационных, комиссий утверждает руководитель предприятия. Документ об
их составе (приказ, постановление, распоряжение) необходимо зарегистрировать в
книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются
представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие
специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), можно включать
представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.
До начала проверки фактического наличия имущества комиссии
надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные
документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все
приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием
"до инвентаризации на (дата)", что должно служить бухгалтерии
основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по
учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к
началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в
бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность,
оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица,
имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных
финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты
инвентаризации не менее чем в 2 экземплярах. Примерные формы описей и актов
приведены в приложениях № № 6 - 18 к вышеназванным Методическим указаниям № 54.
Руководитель организации должен создать условия,
обеспечивающие полную и точную проверку в установленные сроки (обеспечить
рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным
весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной
упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании
документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) их части. Вес (или
объем) навалочных материалов допускается определять на основании обмеров и
технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров
ведомости отвесов ведут, раздельно один из членов инвентаризационной комиссий и
материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании
перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты
обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.
Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном
участии материально ответственных лиц.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их
количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых
в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых
номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных
показателях, записанных на данной странице, вне зависимости оттого, в каких
единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) показаны данные
ценности.
Ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем
зачеркивания, неправильных записей и проставления над ними, правильных. Коррективы
должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и
материально ответственными лицами.
Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, на
последних страницах такие строки прочеркиваются. На последней странице описи
должна быть сделана и отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за
подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и
материально ответственные лица. В конце инвентаризации последние дают расписку,
подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии. к
членам, комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи
имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия
имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший его
расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.
На имущество, находящееся на ответственном хранении,
арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то
помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии должны быть
опечатаны. Во время перерывов в работе (в обеденный перерыв, в ночное время, по
другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом
помещении, где проводится проверка.
В тех случаях, когда материально ответственные лица
обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до
открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю
инвентаризационной комиссии. Данная комиссия проверяет указанные факты и в
случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные
проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов
инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до
открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты
таких контрольных проверок оформляются актом (приложение 3 к Методическим
указаниям) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности
проведения инвентаризаций (приложение 4 к Методическим указаниям).
В межинвентаризационный период в организациях с большой
номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации
материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций
и выборочные инвентаризации осуществляются инвентаризационными комиссиями по
распоряжению руководителя организации. Распоряжение об инвентаризации вручается
председателю инвентаризационной комиссии непосредственно перед ее началом. Инвентаризация
ценностей должна начинаться в строго установленное в распоряжении время.
До начала инвентаризации основных средств комиссии
рекомендуется проверить наличие:
инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других
регистров аналитического учета;
технических паспортов или другой технической документации;
документов на объекты, сданные или принятые предприятием в
аренду и на хранение.
В ходе проверки комиссия производит осмотр объектов и
заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и
основные технические или эксплуатационные показатели.
При выявлении неучтенных объектов, а также объектов, по
которым в регистрах бухучета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие,
комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Например,
по зданиям указать их назначение, основные материалы, из которых они построены,
объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь),
число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по
каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные
сооружения, материалы крепления дна и откосов и т.п.
Оцениваются выявленные неучтенные объекты с учетом рыночных
цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию.
Если основное средство подверглось восстановлению,
реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось
основное его назначение, то оно вносится в опись под наименованием,
соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального
характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная
ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не
отражены в бухучете, необходимо по соответствующим документам определить сумму
увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные
о произведенных изменениях.
Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся
вне места нахождения предприятий (железнодорожный подвижной состав, автомашины;
отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.),
инвентаризируются до момента временного их выбытия.
На объекты, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие
восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в
эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный
износ и т.п.).
Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило,
должна проводиться в порядке расположения их в данном помещении. При хранении
ценностей в разных изолированных помещениях, у одного материально
ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам
хранения. После проверки вход в помещение не допускается (например,
опломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии материально ответственных лиц
проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета,
перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи, данные об
остатках со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки
их фактического наличия.
ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации,
принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии и
приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Они заносятся
в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности,
поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата
поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа,
наименование товара, количество, цена и сумма; Одновременно на приходном
документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его
поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со
ссылкой на дату описи, в которую записаны данные ценности.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных
случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера в
процессе инвентаризации ТМЦ могут отпускаться материально ответственными лицами
в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Они также заносятся в
отдельную опись под наименованием Товарно-материальные ценности, отпущенные во
время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на
поступившие ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается
отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его
поручению члена комиссии.
На счетах учета товарно-материальных ценностей, не
находящихся в момент Инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в
пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные
надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными
документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным -
копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.),
по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением
банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками,
переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.:
Описи составляются отдельно на товарно-материальные
ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и
находящиеся на складах других организаций.
Отдельные предметы в составе оборотных средств, находящиеся
в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально
ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.
Проверка проводится путем осмотра каждого предмета. В описи
они заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в
бухучете.
При инвентаризации предметов в составе оборотных средств,
выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление
групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти
предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.
Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку
и ремонт, должны записываться в опись на основании ведомостей, накладных или квитанций
организаций, осуществляющих эти услуги.
Предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную
опись не включаются, а на них составляется акт с указанием времени
эксплуатации, причин негодности, возможности использования их в хозяйственных целях.
Инвентаризационные описи передают в бухгалтерию, где их
тщательно проверяют в отношении правильности цен на товары, таксировки,
подсчета итогов. Результаты инвентаризации бухгалтерия определяет в натуральном
и стоимостном выражении отдельно по каждому наименованию, артикулу, сорту, цене
товаров и тары. Часто сличительная ведомость совмещается на одном бланке с
инвентаризационной описью.
При инвентаризаций незавершенного производства в организациях,
занятых промышленным производством, не- обходимо определить:
фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не
законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;
фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);
выявить остаток незавершенного производства по
аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.
Описи составляются отдельно по каждому обособленному
структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования
заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по
строительно-монтажным работам - с указанием объема работ: по незаконченным
объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам
работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.
Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у
рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства
не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях. По
забракованным деталям также составляются отдельные описи.
По незавершенному производству, представляющему собой
неоднородную массу или смесь сырья (в соответствующих отраслях промышленности),
в описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных
показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по
отдельным наименованиям), входящих в ее состав. Количество последних
определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми
инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости
продукции (работ, услуг).
По незавершенному капитальному строительству в описях
указывается наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по
каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п. При
этом проверяется:
а) не числится ли в составе незавершенного капстроительства
оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;
б) состояние законсервированных и временно прекращенных
строительством объектов.
По этим объектам, в частности, нужно выявить причины и
основание для их консервации.
На законченные строительством объекты, фактически введенные
в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не
оформлены надлежащими документами, составляются отдельные описи. Отдельные
описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в
эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления
сдачи в эксплуатацию указанных объектов.
На прекращенные строительством объекты, а также на
проектно-изыскательские работы неосуществленному строительству составляются
описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости
с указанием причин прекращения работ. Для этого должны использоваться
соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые
расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах
строительства и другая документация.
Инвентаризация кассы проводится согласно Правилам ведения
кассовых операции и расчётов наличными денежными средствами в Республике
Беларусь, утв. постановлением правления, Нацбанка от 26.03.2003г. № 57 (с
изменениями).
В сроки, установленные руководителем организации, но реже
одного раза в квартал должна осуществляться внезапная инвентаризация кассы с
полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег и проверкой других
ценностей, находящихся в кассе.
Для этого приказом руководителя назначается комиссия. По
итогам работы она составляет акт инвентаризации наличных денег и других
ценностей по форме, указанной в приложении 3 к вышеуказанным Правилам.
Акт оформляется в 2 экземплярах и подписывается комиссией и
материально ответственным лицом: 1-й экземпляр передается в бухгалтерию
организации, 2-й остается у материально ответственного лица. При смене
материально ответственных лиц акт составляется в 3 экземплярах (его получают
два материально ответственных лица: сдавший и принявший ценности и бухгалтерия).
До начала инвентаризации от каждого материально
ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность наличных денег и
других ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть
формы.
При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных
денег и других ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишка и
объясняются обстоятельства их возникновения.
Вышестоящие организации (в случае их наличия) при
производстве документальных инвентаризаций всех подразделений предприятия в
обязательном порядке проводят инвентаризацию кассы и осуществляют контроль за
соблюдением Правил N 57. При этом особое внимание должно уделяться вопросу
обеспечения сохранности наличных денег и других ценностей. Ответственность за
соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя
организации, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы и кассира,
предпринимателя, частного нотариуса.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на
расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на этих
счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.
Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными
учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными
лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается
в проверке обоснованности сумм, имеющихся на счетах бухучета.
Тщательной проверке должен быть подвергнут сч.60 "Расчеты
с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в
пути. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.
По задолженности работникам организации выявляются
невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет
депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты
подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также
суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое
назначение).
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки
должна также установить:
а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми
органами, другими организациями, а также со структурными подразделениями
организаций, выделенными на отдельные балансы;
б) правильность и обоснованность числящейся в бухучёте суммы
задолженности по недостачам и хищениям;
в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской
и депонентской задолженности, включая суммы задолженностей, по которым истекли
сроки исковой давности.
По резервам предстоящих расходов и платежей проверяется
правильность и обоснованность созданных в организации резервов: на предстоящую
оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по
подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих
затрат по ремонту предметов проката, затрат по возведению временных (титульных)
зданий и сооружений и на другие цели, предусмотренные законодательством РБ и
отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции
(работ, услуг).
Резерв на предстоящую оплату очередных (ежегодных) и
дополнительных отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть
уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной
суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики
расчета среднего заработка) и обязательных отчислений.
Резерв, созданный" на выплату ежегодных вознаграждений
за выслугу лет, уточняется аналогичным образом. В балансе по состоянию на 1
января следующего за отчетным года данных об этом резерве может не быть, если
выплаты произведены до истечения отчетного года.
В случае превышения фактически начисленного резерва над
суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года
производится сторнировочная запись издержек производства и обращения, а при
недоначислении делается дополнительная запись.
Инвентаризация резерва сомнительных долгов, созданного в
организации, применяющей метод определения выручки от реализации товаров,
продукции, работ, услуг по мере их отгрузки и предъявления покупателю (заказчику)
расчетных документов, заключается в проверке обоснованности сумм, которые не
погашены в сроки, установленные договорами, и не обеспечены соответствующими
гарантиями.
Сличительные ведомости составляются только по имуществу, при
инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. Суммы излишков и
недостач товарно-материальных ценностей указываются в них в соответствии с их
оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться
единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и
сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в
бухучете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для
переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы
может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период,
у одного и того же лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и
того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице
материально ответственные лица представляют подробные объяснения
инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице
стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в
излишке, то разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные
виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как
недостачи сверх норм убыли и отражаются по дебету сч.92 "Внереализационные
доходы и расходы".
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи,
образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах
инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о
причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации
расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета представляются на
рассмотрение руководителю предприятия, который принимает окончательное решение
о зачете.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и
отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой
инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
Движение сумм по недостачам, хищениям и потерям от порчи
материальных и иных ценностей, включая денежные средства, независимо от того,
подлежат ли они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на
реализацию) или виновных лиц учитывается на сч.94 "Недостачи и потери от
порчи ценностей":
Д-т сч.94 - К-т сч. сч.01,10,41,43,50 и др.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического
наличия имущества с данными бухучета в коммерческой организации регулируются в
следующем порядке:
излишек приходуется по рыночной стоимости на дату проведения
инвентаризации, а на соответствующую денежную сумму делается запись:
Д-т сч. сч.01,10,41,43,50 и др. - К-т сч.92;
недостача имущества и (или) его порча в пределах норм
естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством РБ,
списывается на себестоимость продукции (работ, услуг):
Д-т сч. сч. 20,23,44 и др. - К-т сч.94;
недостача имущества, произошедшая сверх утвержденных норм
естественной убыли, погашается за счет виновных лиц:
Д-т сЧ.73 - К-т сч.94;
если виновные лица не установлены или суд отказал во
взыскании с них, убытки отражаются следующим образом: Д-т сч.92 - К-т сч.94.
На выявленные при инвентаризации суммы дебиторской
задолженности, по которым истек срок исковой давности, в учете корреспондируют:
Д-т сч. сч.92,63 -
К-т сч. сч.62,76 и др.
На суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой
давности истек, делается запись:
Д-т сч. сч.60,76 и др. - К-т сч.92.
Отметим, что согласно подп.7.11 Закона "О налогах на
доходы и прибыль" при определении облагаемой налогом прибыли в составе
затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг) не учитываются
потери (убытки) от недостачи имущества и (или) его порчи, произошедшие сверх
норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном
законодательством РБ, если судом отказано во взыскании данных сумм по причине
ненадлежащего учета и хранения материальных ценностей, пропуска срока исковой
давности или по другим, зависящим от истца причинам.
В соответствии с подп.8.4 Инструкции о порядке исчисления и
уплаты налога на добавленную стоимость, утв. постановлением МНС от 31.01.2004г.
16 (с изменениями и дополнениями), налоговая база для исчисления НДС
определяется исходя из цены приобретения недостающих ценностей. В бухучете
сумма налога, исчисленная по недостающим материалам, отражается записью:
Д-т сч.94 - К-т сч.68.
Необходимо обратить внимание на то, что определение размера
причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей),
недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной
деятельности государственных юридических лиц осуществляется в соответствии с
Инструкцией, утвержденной постановлением Минфина от 24.03.2003г. №39/69,
которая разработана согласно постановлению Совмина от 13.01.2003г. № 22 "О
возмещении вреда, причиненного государственному имуществу".
[1] Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь. 2004. № 77. 2/1027.
