Контрольная работа: Регистрация и контроль исполнения документов
Контрольная работа: Регистрация и контроль исполнения документов
План
1. Регистрация и контроль исполнения документов
Журнальная форма регистрации документов
Карточная система регистрации документов
Индексация
Систематизация РКК
2. Приказ, их виды и реквизиты
3. Составьте краткий протокол производственного совещания
работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был
рассмотрен вопрос о досрочной разработке
техпромфинплана на 2000 г.
4. Оформите приказ о предоставлении административного
отпуска работнику предприятия. Недостающие данные укажите самостоятельно
Регистрация - фиксация факта получения или создания документа
путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и
достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация
документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения"[1].
Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации.
Основными целями регистрации являются
справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы
регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ
зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не
должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например,
финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.
Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются
со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и
каждый вид (разновидность) внутренних документов.
Порядковые регистрационные номера обновляются в начале
каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и
внутренние - в день подписания. Приложения к документам отдельно не
регистрируются.
Существует три вида регистрационных форм: журнал
регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы
регистрации и контроля исполнения документов ("системы электронного
документооборота").
Регистрационным номером при журнальной регистрации является
порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28
поступившего документа. Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10
реквизиты корреспондента). В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего
документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить
содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графу 4 последовательно
вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и
перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются.
В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя,
которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так
и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи
датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Дата и регистрационный номер
Корреспондент
Краткое содержание
Отметка о хранении
1
2
3
4
Регистрационным номером при журнальной регистрации является
порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10
документа. Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать
только наименование организации. В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного
документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить
содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 4 указывается номер
дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается
отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.
Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)
Дата и регистрационный номер
Краткое содержание
Исполнители
Срок исполнения
Ход исполнения, отметка о хранении
1
2
3
4
5
Регистрационным номером при журнальной регистрации является
порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10
документа. В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо,
сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие
приложений и т.д.). В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны
поручения. (Информация из текста документа). В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения.
(Информация из текста документа). В графе 5 последовательно отражается
информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса
(как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда
помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют
реквизиту 27.
Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной
формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными
поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения
графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы
целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не
более двухсот записей.
Более удобной является карточная система регистрации,
поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной
формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать
этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать
оперативный поиск документа или информации о нем.
Единая регистрационно-контрольная карточка оформляется на
бумаге формата А5 или А6 (рис.1).
Рис.1. Форма регистрационно-контрольной карточки
В поля карточки заносят следующую информацию.
Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции
указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих - сведения переносятся
из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для
внутренних - указывают вид документа (08).
Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только
при регистрации входящих документов.
Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09,10
реквизиты).
Краткое содержание - заголовок документа (17); Если
необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить
наличие приложений и т.д.). При регистрации входящих документов в позицию 5
последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору)
и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При
регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому
даны поручения. (Информация из текста документа). В позиции 6 указывают срок (сроки)
исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов)
или текста (для внутренних документов).
В позиции 7 последовательно отражается информация о
действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как
оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен
исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.
Фонд №, Опись №, Дело № - позиции для фиксации отметок о хранении
исполненного документа.
Как вариант, может использоваться другая форма записи
сведений о хранении исполненного документа:
В позиции "Примечание" указывается фактическое
местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не
помещен или извлечен из дела. Записи датируются.
При карточной системе регистрации для присвоения
регистрационных номеров используется нумерационный бланк - лист бумаги формата
А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют
для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой
разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер
вычеркивается из нумерационного бланка.
Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров
и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения
документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые
номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных
подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156,
где:
02 - должное лицо - адресат;
12 - корреспондент;
156 - порядковый регистрационный номер.
Наиболее оптимальной принято считать индексацию с
использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела
одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание
документа. Например: 01-20/156, где:
01-20 - номер дела по номенклатуре дел;
156 - порядковый регистрационный номер.
При индексации входящих, исходящих и внутренних документов
следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в
основе которой лежат следующие правила:
расположение составных частей индекса должно быть постоянным;
система индексов, применяемая в организации, должна
оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.
Если в конкретной организации при небольшом объеме
документооборота для оперативного поиска документа или информации о нем
необходимым и достаточным является использование только порядкового
регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.
Массив регистрационно-контрольных карточек образует
справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в
определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными
признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК:
алфавитный;
географический (региональный);
корреспондентский;
номинальный (по видам и разновидностям документов);
предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);
структурный (по структуре организации, по отделам);
хронологический (по дате) и т.д.
При расстановке РКК, как правило, удается активизировать
несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и
отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по
алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям
регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по
корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в
алфавитном порядке и т.д.
Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или
в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный
(...5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.
Справочная картотека делится на две части: карточки
документов, находящихся на исполнении, и исполненных.
Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные
формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации,
т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и
контроля исполнения документов.
Контроль - неотъемлемая (основная) функция
управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное
и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности
различают две группы операций:
контроль исполнения по существу поставленных задач;
сроковый контроль.
Контроль исполнения по существу поставленных задач
осуществляют руководители всех рангов.
Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда
возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).
В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько
этапов:
Постановка документа на контроль, оформление отметки о
контроле в документе (18) и в регистрационной форме. Основанием для этого может
являться:
резолюция руководителя (16);
анализ содержания текста (19). Документ ставится на контроль
в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки
исполнения.
Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация
проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает
"сегодня", "завтра", "послезавтра".
При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная
выборка и повторная фиксация журнальных записей.
При использовании регистрационно-контрольных карточек (РКК) необходимо
выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике
в порядке прямой хронологии по срокам исполнения.
Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения
документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.
Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во
время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного
срока, в день исполнения).
Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения
поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).
Снятие документа с контроля или перенесение контрольных
сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя,
выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.
Составление периодической справки или сводки об
исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество
документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением
контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с
нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об
исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого
исполнителя или организации в целом.
Руководство и организация трудового процесса немыслимы без
исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных
документов.
Распорядительная документация представляет собой
совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет
полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими
фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых
отношений в сфере труда.
Адресатом этих документов являются конкретные структурные
подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы
издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов,
издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными
документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.
В организациях правом издавать распорядительные документы
могут наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители
структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие
должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о
структурном подразделении, должностной инструкции, приказе о распределении
обязанностей между руководством организации).
Распорядительные документы согласно "Перечню типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения", утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года делятся на
три самостоятельные группы.
Первая группа - приказы (распоряжения) по основной
деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации,
утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в
действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при
необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем
документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической,
социальной политики и другое.
Вторая группа - приказы (распоряжения) по личному составу
регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя. Они документируют
основные кадровые процедуры - прием на работу, увольнение, перевод,
предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий,
командирование.
Третья группа - приказы (распоряжения) по
административно-хозяйственным вопросам. Они издаются при решении
организационных, хозяйственных, бытовых вопросов.
Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают
хозяйственную деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только
косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно
связанные с трудовой деятельностью работников. Многие из этих документов имеют
унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.
В соответствии с общими требованиями государственного
стандарта - "Унифицированная система документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (утверждено Постановлением Госстандарта
Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст "О принятии и введении в
действие государственного стандарта Российской Федерации" вместе с "Унифицированной
системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003") (далее
- ГОСТ Р 6.30-2003) приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного
вида документа).
Обязательными реквизитами приказа являются: наименование
организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер
документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы
согласования документа (если они предусмотрены законодательством или локальными
актами), отметка о контроле.
Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии.
В приказах текст излагают от первого лица единственного
числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы)
и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных
действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или
документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события,
послужившие причиной издания приказа).
Констатирующая часть завершается словом приказываю, которое
печатается в разрядку.
Распорядительная часть согласно Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной
Приказом Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 "О
типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти" должна содержать:
"перечисление предписываемых действий с указанием
исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может
делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия
однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве
исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные
лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о
подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа".
После обсуждения производственное совещание приняло решение
разработать техпромфинплан на 3 дня раньше установленного срока. Остальные
данные укажите самостоятельно.
ЗАО "Мытищинский завод
медицинских препаратов"
ПРОТОКОЛ
"15" октября 1999 года №27
г. Мытищи
Производственного совещания
Председатель - Семенов А.А. Секретарь - Булгакова Е.В.
Присутствовали: начальник планово-экономического отдела Воробьев
С.И., главный экономист Казаринова Т.В., специалисты планово-экономического
отдела: Мартынова Н.А., Расюк П.А., Сливоцкая М.С.
Рассмотренные вопросы:
1. О досрочной разработке техпромфинплана на 2000 год
Воробьев С.И., Мартынова Н.А.
Принятые решения:
1. Разработать техпромфинплан на 3 дня ранее установленного
срока
Председатель ________________ /Семенов А.А. /
(подпись)
Секретарь ________________ /Булгакова Е.В. /
(подпись)
"15" октября 1999 года _____________________ (подпись
исполнителя)
1.
Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ,
2003.
2.
Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение: Учебное
пособие. - М., 2003.
3.
Ларин М.В. Развитие понятия “документ". // Делопроизводство. - №1. -
2000.
4.
Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М., 2004.
5.
Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов.
- М.: Дело ЛТД. 2001.
6.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы
документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства: Учебное
пособие для вузов - М: ИКЦ МарТ, 2004.
[1]
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.:
Издательство стандартов, 1998, с.З, п.65.
