Первоначально термин "делопроизводство" появился в
устной речи (предположительно в XVII в) и означал
процесс решения (производства) дела: "дело производить" - т.е. решать
вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата,
например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы,
так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче
или не так понято. Уже в XVI в.
употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к
какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано
в документах в 1584 г. Термин "документ" появился в России в XVIII в. и означал "способ доказательства".
В сфере туризма важное значение имеет
организационно-правовая, распорядительная и нормативно-методическая
документация по организации документационного обеспечения предприятий сферы
туризма (уставы, положения, инструкции, правила и т.п.), регламентирующая
организационно-функциональную структуру и организацию деятельности, задачи и
функции, компетенцию, права и ответственность руководителей и специалистов. К
ней примыкает специальная документация оперативного назначения, относящаяся к
организации и правовому регулированию взаимоотношений туристов и предприятий
сферы туризма; документация по совершенствованию системы документационного
обеспечения и информатизации процессов управления и всей деятельности
предприятий сферы туризма, которую необходимо учитывать при выработке стратегии
дальнейшего развития документационного обеспечения.
Таким образом, тема реферата является достаточно актуальной.
Цель работы: изучение организации современного
делопроизводства в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов
его совершенствования.
Задачи: характеристика понятия "делопроизводство";
знакомство с нормативно-методической основы делопроизводства; изучение
классификации документов.
Структура работы: работа
состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. Общий
объем работы ___ страниц.
Делопроизводство - отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В основе управленческой деятельности любой организации лежат
процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до
сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть
управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому
делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Термины "делопроизводство" и "документационное
обеспечение управления" синонимичны, в и настоящее время значения обоих
терминов закреплены ГОСТом Р 51141-98.
Термин "документационное обеспечение управления" вошел в
научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением
организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов
к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с
документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных
технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он
является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его
употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на
"документационное обеспечение управления"), которые употребляются
сегодня как синонимы.
Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют
некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает
информационно-технологическую составляющую в современной организации
делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных
технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно
используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы
с документами.
Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших
сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных
задач, т.к работники сферы управления затрачивают на работу с документами в
среднем 60% рабочего времени.
От организации делопроизводства зависят: эффективность
управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.
Разработка новых информационных технологий в управлении,
новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил
делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения,
архивное хранение и т.п.)
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных
компонентов:
документирования;
организации работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ)
предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е.
запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые
закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом
документирования является документ
- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой
материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой,
звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При
документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на
бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою
очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными
документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные
документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на
бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все
свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может
быть принят на любом факсе в бумажном виде.
В обществе документы являются основными носителями
информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом
системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в
качестве ее элемента. Под системой
документации понимается совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами - организация
документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности
учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает
оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания
или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок
составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации
составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:
общеизвестных принципов обработки документов;
приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под
влиянием следующих факторов:
используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
сложившихся национальных традиций работы с документами;
установленных руководством предприятия (отрасли) правил
работы с документами;
квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Организация работы с документами и правила документирования
должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель
предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства,
соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях
назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
Нормативно-методическая основа делопроизводства -
совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов
и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и
методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства
регулирует:
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие
вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими
классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по
делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
1) Законы РФ.
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации,
информатизации и защите информации" - содержит базовые понятия
информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения,
использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной
цифровой подписи" - устанавливает основы придания юридического значения
электронным документам;
Закон РФ от 21.07.93 № 5485 "О государственной тайне"
- определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны
и работе с документами, содержащими ее;
Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ)
- содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ)
- содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ)
(в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за
неправомерные действия с документами и информацией;
Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения,
учета и использования архивных документов.
2) Государственные стандарты.
Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих
единые требования к документированию управленческой деятельности и организации
работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в
учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:
упорядочение документооборота;
сокращение количества документов;
повышение качества документов;
нормативное закрепление изменений, произошедших в
организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм
собственности;
совершенствование работы аппарата управления;
ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов".
Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе
бумаги, требования к тексту и бланкам документов;
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения" от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное
толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные
настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и
литературы по делопроизводству и архивному делу.
В развитие государственных стандартов отраслями и
ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с
учетом ведомственной специфики.
3) Общероссийские классификаторы.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
- содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности
органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
4) Государственные инструкции по делопроизводству.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к
документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами,
требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных
документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает
сроки хранения документов.
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по
делопроизводству и инструкции предприятия.
5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия,
содержит:
общие положения;
порядок составления и оформления служебных документов;
порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
контроль исполнения документов;
порядок работы с исходящими документами;
порядок работы с внутренними документами;
составление номенклатуры дел;
правила формирования дел;
порядок обеспечения сохранности документов;
порядок подготовки и передачи документов на архивное
хранение.
Классификация документов- распределение документов
по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с
целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы
работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать
документы в делопроизводстве.
В делопроизводстве часто используется понятие "система
документации", и элементом подобной системы может являться любой созданный
документ. Объединение документов в систему документации происходит по их
отдельным видам или разновидностям.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности
делятся на две большие группы.
Первая - это документы по общим и административным вопросам,
т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью.
Среди управленческих документов выделяют организационные (устав,
структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание,
правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о
структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и
распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).
Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол,
акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по
персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета,
характеристика и т.д.).
Вторая группа - документы по функциям управления. Такие
документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения
и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных
подразделений
То есть, важнейшим признаком для классификации документов
всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:
документацию по административным вопросам;
документацию по материально-техническому снабжению;
документацию по планированию;
документацию по оперативной деятельности;
документацию по бухгалтерскому учету;
документацию по подготовке и расстановке кадров;
документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым
вопросам и т.д.
Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии,
могут условно классифицироваться по ряду признаков:
по месту составления:
входящие - поступившие в организацию;
исходящие - отправляемые из организации;
внутренние - составленные и используемые в самой организации.
Здесь, в зависимости от содержания, объёма, деловые письма
разделяют:
на простые - письмо-просьба, письмо-сообщение,
письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо,
письмо-подтверждение;
контрактные - запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на
предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.
по степени унификации (по форме) различают документы:
индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты
и таблицы.
Индивидуальные документы - разрабатываются конкретными
организациями для внутреннего пользования.
Типовыми - являются документы, создаваемые
вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят
обязательный характер.
Трафаретные документы - имеют заранее напечатанный текст с
пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в
зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они
позволяют экономить время на подготовку.
Примерные документы - носят ориентировочный характер
и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при
котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная
вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица - представляет собой документ, в котором постоянная
информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а
переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении
соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст,
представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью,
позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать
аналогичные данные.
по происхождению:
официальные (служебные) - затрагивающие интересы
организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в
установленном порядке;
личные - касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся
именными.
по юридической значимости:
подлинники (оригиналы) - первые или единичные экземпляры
официальных документов, собственноручно подписанные автором;
копии - документы, полностью воспроизводящий информацию
подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие
юридической силы;
заверенные копии - копии документов, на которых в
соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты,
придающие им юридическую силу;
дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа,
имеющие юридическую силу.
Реже используются другие виды классификации документов:
по наименованию (приказы, распоряжения, планы и
отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)
по способу документирования: рукописные; электронные;
графические; кино-, фото-, фонодокументы.
по сфере использования: организационно-распорядительные;
финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.
по степени сложности документы классифицируют на
простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где
освещается несколько вопросов.
по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные);
с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:
"для служебного пользования" (служебная
информация, предназначенная только для работников конкретной организации или
отрасли);
"конфиденциально" (информация, доступ к которой
ограничен законодательством РФ);
"коммерческая тайна" (информация, используемая для
достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб
обладателю информации).
по форме изложения:
индивидуальные - содержание которых излагается в свободной
форме;
трафаретные - когда структура, часть документа, стандартные
фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении,
например, справка с места работы;
типовые - созданные для документирования стандартных
ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях.
по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного
хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).
Еще один критерий классификации документов степень
обязательности. По нему вводится деление документов на:
информационные - содержащие сведения и факты о
производственной и иной деятельности организаций;
директивные - обязательные для исполнения, носящие характер
юридической или технической нормы.
В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой
организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов
для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и
государственном архиве.
При изучении состава документации, организации
документооборота и процессов документирования ряда типичных предприятий сферы
туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в
развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении
по целому ряду ключевых направлений.
Требуется, в частности:
совершенствование классификации видов туризма и туристской
деятельности;
разработка соответствующих стандартов производства
турпродуктов и комплекса документации;
установление более рациональных процедур документирования и
работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и
оценке ее качества;
необходимость оптимизации состава видов и разновидностей,
унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской
деятельностью.
Делопроизводство- это отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами, и можно выделить две составные его части: документирование
деятельности и организация работы с официальными документами, которые
взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации
необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Далее хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:
в работу с документами в организации в той или иной степени
втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся - к
руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в
характере работы с документами;
от технологии организации работы с документами и от качества
создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность
управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности
организации;
без налаженного делопроизводства трудно построить
эффективное управление;
классификация позволяет выработать определенные методы
работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать
документы в делопроизводстве.
Таким образом, классификация документов- это
распределение документов по группам или видам на основе признаков содержания,
формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с
ними.
1.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2.
Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. -
272 с.
3.
Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001.
- 192 с.
4.
Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин,
Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304
с.
5.
Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89,
2001. - 112 с.
6.
Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В. Стенюков. - М.:
Изд-во ПРИОР, 2002. - 128 с.
7.
Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма
России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с.
